メールの分類
 
 6月になりました。今年ももうそろそろ半分が過ぎて行ってしまいます。早いものですね。

 さて今月は、メールの整理のお話です。簡単な連絡などの用途としては携帯電話のメールが主流になったとは言え、仕事などで使うちょっと長文のメールや、データを添付して送りたいときなど、まだまだパソコンのメールは健在です。最近では一目で迷惑メールとわかるようなメールについては、プロバイダのほうで自動的に削除してくれるところも増えてきたので、以前のように訳のわからないメールで溢れかえってしまうような事はなくなりましたが、それでも「受信トレイ」の中身は増える一方です。これをほったらかしにしておくと、ほんの何ヶ月か前の友人からのメールを探すために受信トレイを延々とスクロールしないといけない羽目になります。

 これらのメールの整理方法について、使っておられる方が一番多いと思われる「Outlook Express 6」(アウトルックエクスプレス:以下OE6)を例に、ご紹介させていただきます。(Windows Vistaの方は「Windows メール」に変更になっていますが、内容は同じです。)

 OE6では、受信メールや送信済みメールの入るフォルダを階層構造にすることができますので、自分の分類したい方法で新しいフォルダを作成し、そこに受信メールを分類して保存しておくのが効率的だと思います。「ファイル」の「フォルダ」「新規作成」をクリックすると、「フォルダの作成」という窓が開きますので、必要な場所に好きな名前のフォルダを作ってください。フォルダは「仕事」と「プライベート」に分けたり、友人ごとのフォルダを作ったりするのが良いでしょう。左側に表示されている「受信トレイ」や「送信済みアイテム」を右クリックしても同じことができます。

 こうして作ったフォルダにメールを入れていくのですが、数百件もあるメールをいちいち手動で分類していったのでは日が暮れてしまいます。

 OE6では、こんなときのために、メールの「自動仕訳ツール」が準備されています。上記のようにフォルダを作った後、「ツール」の「メッセージルール」「メール」をクリックすると、このような仕訳のルールを設定する画面が開きます。

 ルールの「新規作成」から「送信者にユーザーが含まれている場合」「指定したフォルダに移動する」の四角のチェックボックスにチェックを入れ、「ユーザーが含まれている」をクリックして、アドレス帳から該当する送信者を選択します。(言い忘れましたが、送信者がアドレス帳に登録されていることが必要です。もし登録できていない場合はメールアドレスの一部を手動で入力してください。)それから「指定したフォルダ」をクリックして、前もって作っておいたフォルダを指定します。

 これで、今後受け取るメールは自動的に仕訳されて送信者別のフォルダに入ってくれるはずですが、このままではまだ問題が半分しか解決していません。今までに受け取ったメールはどうなるの?と疑問に思われる方のために、OE6では、既に受信トレイに入っているメールに対して後から作った仕訳ルールを適用できるという便利な機能があります。

 上記の「メッセージルール」の画面で、「適用」ボタンをクリックし、「フォルダに適用」のところを「受信トレイ」にして、再度「適用」ボタンを押せば、今までに受け取った受信トレイの中身が、設定したルールに基づいて綺麗に仕訳してくれます。

 今回は「受信トレイ」を例にしましたが、「送信済みアイテム」でもやり方は同じです。尚、紙面が尽きたので詳しくは書けませんが、イヤな相手からのメールを開かずに削除したり、迷惑メールフォルダに自動的に移動させたりするのも、同じ方法で出来ることを付け加えておきます。



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